Für Kunst interessierte ich mich schon als Kind. Aus diesem Grund war es früh für mich klar, dass ich einmal die elterliche Bilderrahmenwerkstatt übernehmen würde. Dank IBP ist die Übergabe gut vorbereitet worden. Das gab mir die Sicherheit kein allzu schweres Erbe antreten zu müssen.

Digitale Belegbuchführung - Buchführung mit Zukunft

Buchführung ist nicht gleich Buchführung. Insbesondere die Aktualität macht den Unterschied! Lesen Sie bitte weiter und  informieren Sie sich, was Sie mit einer tagaktuellen Buchführung erreichen können und wie einfach die Umsetzung in Ihrem Unternehmen ist.  

Wie ist die Buchführung der Gegenwart?  

Wenn man von der Buchführung mit Zukunft spricht, sollte man sich zuerst mit der Ist-Situation auseinandersetzen. Der gegenwärtig vorherrschende Prozess der Buchführungserstellung sieht bei kleinen und mittleren Betrieben wie folgt aus:

  1. Im Unternehmen werden die Papierbelege gesammelt und geordnet. 
  2. Die Ablagesystematik ist auf den Betrieb abgestimmt und mit dem Steuerberater für dessen System optimiert. 
  3. Die Ablage erfolgt meist in Pendelordnern, die monatlich oder vierteljährlich zum Steuerberater gebracht werden. 
  4. In der Steuerkanzlei wird anhand der Belege gebucht, für den Jahresabschluss relevante Dokumente werden kopiert. 
  5. Der Steuerberater erstellt mit seiner Buchhaltungssoftware die erforderlichen Auswertungen und er übermittelt die Umsatzsteuerdaten elektronisch an das Finanzamt. 
  6. Die Belege wurden in der Regel nach kurzer Zeit wieder abgeholt und anschließend für die Erfordernisse im Betrieb neu geordnet und archiviert.  

Nachteile dieser Art von Buchführung  

 
Dieses System hatte sich über sehr lange Zeit eingespielt und auch bewährt. Trotzdem ergeben sich bei diesem Ablauf aus der Sicht der Betriebe einige Nachteile:

  • Der Transport der Belege zum Steuerberater ist mit einem Zeit- und somit Kostenaufwand verbunden 
  • Im Unternehmen kann während der Buchführungsbearbeitung nicht auf die Belege zurückgegriffen werden 
  • Unbezahlte Rechnungen werden häufig im Unternehmen zurückbehalten, damit der Ablauf Kontrolle / Zahlung nicht gestört wird 
  • Es müssen teilweise zwei Ordnungssysteme aufgebaut werden, was wiederum Kosten verursacht 
  • Durch die fehlende Abstimmung kann es zu einer Doppelerfassung von Daten im Unternehmen und beim Steuerberater kommen

Aufgrund evtl. fehlender Unterlagen vermindert sich in vielen Fällen der Informationswert der Buchführung, die Aussagekraft der Auswertungen leidet darunter und der Zeitdruck auf beiden Seiten ist manchmal unangenehm.    

Buchführung der Zukunft  

Die künftige oder modernere Form der Buchführung versucht diese Nachteile zu beheben. Wie sieht nun die Buchführung der Zukunft aus?

  1. Die Steuerkanzlei erhält die Belege des Mandanten nicht erst nach dem Monatsende in Papierform, sondern bereits in digitalisierter Form und das zeitnah zum Beispiel wöchentlich oder auch täglich. 
    Dazu faxt oder scannt der Unternehmer seine Belege an eine nur für ihn eingerichtete Fax-Nummer im DATEV Rechenzentrum. Am besten sollten die Belege gescannt werden, da die Qualität des digitalen Belegs dadurch besser ist und zudem die Belegsuche erleichtert wird. Insbesondere bei einem Belegaufkommen von mehr als 100 Seiten je Monat empfehlen wir die Belege mit Hilfe eines Scanners über eine verschlüsselte Internetverbindung in ein nur für Ihr Unternehmen zur Verfügung stehendes Verzeichnis hinein zu laden.
  2. Die eingereichten Belege werden im Rechenzentrum digitalisiert und stehen dem Steuerberater sofort zur Bearbeitung und zur Ansicht zur Verfügung. Je nach Vereinbarung mit dem Mandanten können die Belege zeitnah verbucht werden. 
  3. Zusätzlich können auch die Kontoauszugsdaten über den „Kontoauszugsmanager“ eingelesen werden und somit stehen auch diese Daten zeitnah zur Verfügung. Die Buchungserfassung in der Steuerkanzlei kann damit viel früher erfolgen. Beides muss miteinander kombiniert werden, so das zeitnah alle erforderlichen Informationen verarbeitet werden können, damit aussagefähige Auswertungen jederzeit und zeitnah mit einem höchstmöglichen Informationsgehalt zur Verfügung stehen. 
  4. Wir stellen Ihnen eine elektronisches Kassentool zur Verfügung, damit auch diese Daten jederzeit elektronisch an uns übermittelt werden können. Textbausteine und Kassenminusprüfungen erleichtern Ihnen die Arbeit!
  5. Durch diese Form der Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und Unternehmen lassen sich tages- oder wochenaktuelle Auswertungen erstellen.    

Was sind nun die wesentlichen Vorteile dieser „Buchführung mit Zukunft“?  


Als wesentliche Vorteile sind zu nennen: 

  • Topaktuelle Daten und Auswertungen (z.B. wöchentliche OPOS-Listen)
  • Hohe Qualität der Auswertungen 
  • Kein Belegtransport !
  • Belege sind im Betrieb ständig verfügbar 
  • Nur ein Ablagesystem in Papierform 
  • Es ergibt sich ein Dokumentenmanagementsystem für die Buchführungsunterlagen 
  • Die gescannten Belege können mit der „OCR-Suche“ sehr schnell gefunden werden 
  • Verknüpfung des Belegs mit dem Buchungssatz
  • Sollte in ihrem Betrieb ein Beleg nicht mehr auffindbar sein, wir können ihnen diesen sofort faxen oder mailen  
      

Welche weiteren Möglichkeiten eröffnet die „Buchführung mit Zukunft“? 

   
Durch die obig beschriebene Bearbeitungsweise hat das Unternehmen und der Steuerberater ständig, und zwar Tag und Nacht, dieselbe Datenbasis zur Verfügung. Ein arbeitsteiliges Arbeiten ist in allen denkbaren Varianten möglich. Die verschiedenen Anwendungen greifen ineinander, um durchgängige Prozesse zu gewährleisten und sind verschieden kombinierbar, um die individuelle Form der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zu unterstützen. Wir könnten ihnen auch anbieten, das wir ihr Mahnwesen übernehmen! Somit würde für sie zeitnah eine lästige und  zeitraubende Tätigkeit entfallen und sie könnten den ersparten Zeitaufwand für wichtigere Dinge nutzen!
Informationen sind für beide Seiten immer sofort vorhanden, so das schnell und individuell beraten und agiert werden kann.
  
  

Welche technischen Voraussetzungen sind für diese Art der modernen Buchführung erforderlich?

   
Folgende Voraussetzungen müssen bei Ihnen für einen reibungslosen Ablauf vorliegen:

  • Internetzugang, am besten DSL mit Flatrate falls Scanner mit Einzelseitenerkennung eingesetzt wird 
  • Alternativ  Faxgerät mit Clip-Funktion (Rufnummernweitergabe) und Einzelseitenerkennung  

Gehen Sie mit uns gemeinsam den Weg in die digitale Belegbuchführung, sparen Sie Zeit und Kosten!  

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